Clôture d'exercice d'une raison individuelle : la liste de contrôle

Clôturer, pour une raison individuelle, ce n'est pas produire un rapport de gestion. C'est arrêter une date, vérifier que rien ne manque, et fabriquer les trois ou quatre documents que l'administration fiscale va réclamer. Fait au fil de l'eau, c'est une demi-journée. Fait en janvier sur onze mois de retard, c'est trois semaines et une facture de fiduciaire.

Ce que « clôturer » veut dire quand on est sous le seuil

En dessous de 500 000 francs de chiffre d'affaires au dernier exercice, l'art. 957 al. 2 ch. 1 CO n'exige qu'une comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que du patrimoine. Il n'y a ni annexe, ni rapport de gestion, ni délai de six mois au sens de l'art. 958 al. 3 CO, qui vise les entreprises tenues de présenter des comptes.

Ce que vous devez produire vient surtout du droit fiscal. L'art. 125 al. 2 let. b LIFD demande, en cas de comptabilité simplifiée, « un relevé des recettes et des dépenses, de l'état de la fortune ainsi que des prélèvements et apports privés concernant la période fiscale ». Ce sont ces documents qui accompagnent votre déclaration.

La liste, dans l'ordre

Arrêter la date. Le 31 décembre dans la quasi-totalité des raisons individuelles. Rien ne se saisit après cette date pour l'exercice clos, sauf les régularisations décidées sciemment.
Rapprocher chaque compte bancaire. Le solde au dernier jour de l'exercice, relevé bancaire à l'appui, doit correspondre à votre comptabilité. Un écart non expliqué est un justificatif manquant qui s'ignore.
Vider la caisse sur le papier. Compter l'espèce réellement présente et l'inscrire. Une caisse négative est une impossibilité, pas une approximation.
Lister les factures clients encore ouvertes. Avec leur date et leur montant. C'est une composante du patrimoine.
Lister les factures fournisseurs non payées. Même logique, de l'autre côté.
Passer les amortissements. Sur le matériel, l'aménagement, le véhicule commercial.
Sortir les prélèvements et apports privés. Tout ce que vous avez pris pour vivre, tout ce que vous avez remis.
Vérifier les charges qui chevauchent deux exercices. Assurances, abonnements, loyers payés d'avance.
Contrôler que chaque écriture a sa pièce. C'est l'exigence de l'art. 957a al. 2 ch. 2 CO, et c'est le point qui coûte le plus cher quand il est traité en retard.
Archiver l'exercice. Dix ans, lisibles, liés.

Les amortissements, sans improviser

L'art. 27 al. 2 let. a LIFD range expressément les amortissements parmi les frais justifiés par l'usage commercial. Encore faut-il un taux défendable.

L'Administration fédérale des contributions publie des notices de taux considérés comme admissibles pour l'impôt fédéral direct, dont la notice A/1995 consacrée aux entreprises commerciales. Elle ne remplace pas l'appréciation du cas, et les pratiques cantonales s'y ajoutent, mais elle donne une base écrite plutôt qu'un chiffre choisi au hasard.

Deux points reviennent souvent : un amortissement n'est déductible que s'il est comptabilisé, et un bien utilisé à la fois dans l'activité et dans la vie privée n'est pas amortissable à 100 %.

Les prélèvements privés, le poste que l'on oublie

Ils ne sont pas une charge. Ils ne réduisent pas votre bénéfice. Ils décrivent ce que l'entreprise vous a versé, et l'administration fiscale les demande explicitement à l'art. 125 al. 2 let. b LIFD.

Le test est simple : chaque franc sorti du compte professionnel est soit une dépense justifiée par l'usage commercial, soit un prélèvement privé. Il n'y a pas de troisième catégorie. Ce qui relève de l'une ou de l'autre est détaillé dans le guide sur les frais professionnels déductibles.

Ce qu'on garde, et combien de temps

Dix ans, à compter de la fin de l'exercice, pour les livres et les pièces comptables (art. 958f al. 1 CO). L'art. 126 al. 3 LIFD reprend cette durée pour les indépendants et renvoie aux art. 957 à 958f CO pour le mode de conservation.

Le support importe peu, le lien importe beaucoup : l'art. 958f al. 3 CO admet le papier, l'électronique et toute forme équivalente « pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances ». Un dossier d'images sans rattachement aux écritures ne remplit pas cette condition.

Une clôture se prépare toute l'année

Presque tout ce qui rend une clôture pénible se décide en cours d'année : les pièces non classées, la banque jamais pointée, les factures dont personne ne sait si elles ont été payées.

Et il y a un effet de bord qui dépasse la comptabilité. Vos acomptes AVS d'indépendant sont fondés sur une estimation, corrigée plus tard sur le revenu réel. Savoir où en est votre revenu en cours d'année permet de demander un ajustement avant que l'écart ne devienne un rattrapage. Le calcul officiel se fait avec les modules d'ahv-iv.ch.

Questions que l'on nous pose

Une raison individuelle doit-elle clôturer dans les six mois ?

Le délai de six mois de l'art. 958 al. 3 CO concerne l'établissement du rapport de gestion, donc les entreprises tenues de présenter des comptes. Une raison individuelle sous le seuil de 500 000 francs n'y est pas soumise ; son échéance pratique est celle de sa déclaration fiscale.

Les prélèvements privés diminuent-ils le bénéfice imposable ?

Non. Ce ne sont pas des charges. Ils doivent figurer dans le relevé demandé par l'art. 125 al. 2 let. b LIFD, mais ils ne réduisent pas le résultat de l'activité.

Peut-on amortir un véhicule utilisé aussi à titre privé ?

Seule la part correspondant à l'usage commercial peut être prise en compte, et l'amortissement doit être comptabilisé pour être déductible (art. 27 al. 2 let. a LIFD). La part privée relève de l'art. 34 let. a LIFD, qui exclut les dépenses privées.

Les sources, pour vérifier vous-même

Chiffres et textes relevés le 21.09.2026.

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